Про затвердження Порядку ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку, вихованців та учнів

Документ 684-2017-п, чинний, поточна редакція — Редакція від 19.09.2023, підстава - 985-2023-п

Про затвердження Порядку ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку, вихованців та учнів

{Назва Постанови із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 806 від 19.09.2018, № 985 від 05.09.2023 - застосовується з 1 липня 2024 року}

{Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
 № 806 від 19.09.2018
 № 681 від 17.07.2019
 № 985 від 05.09.2023}

Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку, вихованців та учнів, що додається.

{Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 806 від 19.09.2018, № 985 від 05.09.2023 - застосовується з 1 липня 2024 року}

2. Визнати такими, що втратили чинність:

постанову Кабінету Міністрів України від 12 квітня 2000 р. № 646 “Про затвердження Інструкції з обліку дітей і підлітків шкільного віку” (Офіційний вісник України, 2000 р., № 16, ст. 670);

пункт 13 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 13 липня 2016 р. № 437 (Офіційний вісник України, 2016 р., № 56, ст. 1942).

ПОРЯДОК
 ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку,
 вихованців та учнів

1. Цей Порядок визначає механізм ведення обліку дітей дошкільного та шкільного віку, вихованців та учнів, у тому числі дітей, не охоплених навчанням (далі - облік), що ведеться з метою забезпечення здобуття ними дошкільної, повної загальної середньої освіти.

2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення:

вихованці - діти, які здобувають дошкільну освіту в закладі освіти;

відповідальні працівники - відповідальні працівники закладів освіти, органів управління у сфері освіти, служб у справах дітей, які відповідно до цього Порядку та своїх посадових обов’язків ведуть облік;

діти, не охоплені навчанням - діти шкільного віку, які повинні здобувати загальну середню освіту, але не здобувають її в будь-якій з форм, що визначена законодавством, у тому числі учні, які не відвідують навчальні заняття у закладі освіти протягом десяти робочих днів поспіль з невідомих або без поважних причин;

діти дошкільного віку - діти віком до шести (семи) років;

діти шкільного віку - діти віком від семи років (яким на початок навчального року виповнилося сім років) до 18 років, які повинні здобувати повну загальну середню освіту;

заклад освіти - заклад освіти (його структурний підрозділ), що забезпечує здобуття дошкільної та/або загальної середньої освіти;

органи управління у сфері освіти - органи управління у сфері освіти сільських, селищних та міських (районних у містах) рад, районних у мм. Києві та Севастополі держадміністрацій;

учні - діти, які здобувають повну загальну середню освіту за однією з форм, визначених законодавством.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України “Про освіту”, “Про повну загальну середню освіту”, “Про дошкільну освіту”, “Про захист персональних даних”, “Про органи і служби у справах дітей та спеціальні установи для дітей”, “Про державну реєстрацію актів цивільного стану”, “Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус”, “Про біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту”, Положенні про програмно-апаратний комплекс “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту”, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 2 грудня 2021 р. № 1255 (Офіційний вісник України, 2021 р., № 96, ст. 6182).

3. Облік ведеться з використанням програмно-апаратного комплексу “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту” (далі - автоматизований комплекс менеджменту) шляхом внесення, накопичення, актуалізації, обробки, ведення аналізу та узагальнення інформації про дітей дошкільного та шкільного віку, вихованців і учнів, у тому числі дітей, не охоплених навчанням.

Облік ведеться відповідальними працівниками, яким доступ до автоматизованого комплексу менеджменту надано технічним адміністратором зазначеного комплексу.

4. Для ведення обліку в автоматизованому комплексі менеджменту опрацьовується профіль дитини, що містить інформацію про її:

прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);

дату і місце народження;

свідоцтво про народження (серію та номер);

задеклароване/зареєстроване або фактичне місце проживання (перебування);

громадянство, документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України (за наявності);

документ, що посвідчує спеціальний статус дитини, зокрема довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, довідка про звернення за захистом в Україні, посвідчення біженця (серія та номер) (за наявності);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

податковий номер (реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків) (за наявності);

місце, форму здобуття освіти (заклад освіти чи сім’я (у випадку здобуття освіти за сімейною формою) та рік навчання (клас (група).

Обробка персональних даних в автоматизованому комплексі менеджменту здійснюється з метою забезпечення права дитини на освіту та відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”.

Строки зберігання персональних даних у системі автоматизованого комплексу менеджменту, порядок доступу до них третіх осіб, інші механізми захисту інформації та упорядкованого доступу до неї визначаються Положенням про програмно-апаратний комплекс “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту”, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 2 грудня 2021 р. № 1255 (Офіційний вісник України, 2021 р., № 96, ст. 6182).

Інформація про учнів та вихованців, зокрема персональні дані, з автоматизованого комплексу менеджменту відповідно до порядку електронної інформаційної взаємодії подається Мінфіну для виявлення розбіжностей даних в автоматизованих інформаційних системах, реєстрах, базах даних відповідно до Закону України “Про верифікацію та моніторинг державних виплат”. У разі виявлення розбіжностей Мінфін подає МОН рекомендації щодо їх усунення.

Порядок електронної інформаційної взаємодії автоматизованого комплексу менеджменту з іншими електронними інформаційними ресурсами визначається спільними рішеннями суб’єктів взаємодії відповідно до законодавства.

5. Накопичення та актуалізація інформації в профілі дитини здійснюється шляхом:

електронної інформаційної взаємодії між автоматизованим комплексом менеджменту та інформаційними системами, визначеними статтею 74^-1 Закону України “Про освіту”;

внесення інформації до профілю дитини відповідальними працівниками у випадках, визначених цим Порядком.

6. Обмін інформацією у випадках, визначених цим Порядком, між закладами освіти, органами управління у сфері освіти, службами у справах дітей здійснюється з використанням автоматизованого комплексу менеджменту.

7. Створення профілю дитини в автоматизованому комплексі менеджменту здійснюється відповідальним працівником закладу освіти для учнів, вихованців закладів освіти та під час зарахування дитини до закладу освіти.

Під час створення профілю дитини інформація про прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) дитини, вихованця чи учня закладу освіти, дату і місце народження отримується з Державного реєстру актів цивільного стану громадян за запитом щодо серії та номера свідоцтва про народження, а інформація про громадянство дитини, вихованця чи учня, а також про документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, отримується з Єдиного державного демографічного реєстру в рамках електронної інформаційної взаємодії між автоматизованим комплексом менеджменту та Єдиним державним демографічним реєстром. У разі відсутності в зазначених реєстрах інформації про прізвище, власне ім’я та по батькові (у разі наявності), дату і місце народження, громадянство, а також інформації про серію та номер документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України дитини, вихованця чи учня, відповідальний працівник закладу освіти вносить до профілю дитини такі дані відповідно до наданих одним з батьків дитини чи її законним представником документів.

8. Інформація про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) дитини, вихованця чи учня закладу освіти отримується, перевіряється та актуалізується у профілі дитини шляхом електронної інформаційної взаємодії автоматизованого комплексу менеджменту з Єдиним державним демографічним реєстром та/або відомчою інформаційною системою ДМС, та/або реєстрами територіальних громад.

У разі відсутності в зазначених реєстрах інформації про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) дитини, вихованця чи учня закладу освіти один з батьків дитини чи її законний представник подає (надсилає) до закладу освіти один із таких документів (його копію (скановану копію чи фотокопію) про фактичне місце проживання (перебування) дитини для внесення відповідної інформації до профілю дитини:

паспорт громадянина України (тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне проживання, посвідку на тимчасове проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист, довідку про звернення за захистом в Україні) одного з батьків дитини чи інших її законних представників;

довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи за формою згідно з додатком до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 жовтня 2014 р. № 509 “Про облік внутрішньо переміщених осіб” (Офіційний вісник України, 2014 р., № 81, ст. 2296; 2015 р., № 70, ст. 2312);

документ, що засвідчує право власності на відповідне нерухоме майно (свідоцтво про право власності, витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, договір купівлі-продажу, дарування тощо);

рішення суду, яке набрало законної сили, про надання особі права на вселення до житлового приміщення, визнання за особою права користування житловим приміщенням або права власності на нього, права на реєстрацію місця проживання;

документ, що засвідчує право користування житлом (договір найму/піднайму/оренди тощо), укладений між фізичними особами (що для цілей цього Порядку підтверджує місце проживання за умови його реєстрації відповідно до статті 158 Житлового кодексу України або нотаріального посвідчення відповідно до законодавства) чи між юридичною і фізичною особами, зокрема щодо користування кімнатою в гуртожитку;

акт обстеження умов проживання за формою згідно з додатком 9 до Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 866 “Питання діяльності органів опіки та піклування, пов’язаної із захистом прав дитини” (Офіційний вісник України, 2008 р., № 76, ст. 2561);

інший офіційний документ, що містить інформацію про місце проживання (перебування) дитини та/або одного з її батьків чи інших законних представників.

У разі відсутності в Єдиному державному демографічному реєстрі та/або відомчій інформаційній системі ДМС та/або реєстрі територіальної громади інформації про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) зарахованих вихованців чи учнів закладу освіти інформація про їх місце проживання (перебування) вноситься до профілю дитини згідно з даними їх особових справ.

9. Відповідальні працівники закладів освіти забезпечують у межах своєї компетенції ведення обліку, а саме:

створюють профіль дитини під час першого зарахування до закладу освіти та невідкладно вносять необхідну інформацію до нього;

вносять до профілю дитини інформацію про її зарахування, відрахування (вибуття) та переведення на підставі відповідних рішень закладів освіти;

фіксують у профілі дитини інформацію про невідвідування нею закладу освіти з невідомих або без поважних причин;

актуалізують інформацію у профілі дитини протягом двох робочих днів з дати її надходження;

вносять в автоматизований комплекс менеджменту інформацію про заклад освіти для автоматичного розрахунку вільних місць у закладах освіти.

Відповідальні працівники закладів освіти несуть дисциплінарну відповідальність за невнесення, несвоєчасне внесення або внесення недостовірної інформації про дитину під час створення або актуалізації інформації у профілі дитини.

10. У разі внесення до профілю дитини інформації про її відрахування (вибуття) із закладу освіти або переведення до іншого закладу освіти новий запис про її зарахування до закладу освіти вноситься до профілю дитини протягом десяти робочих днів. Якщо такий запис внесено не було, то у профілі дитини автоматично проставляється відмітка “не охоплена (не охоплений) навчанням”, що видаляється після внесення інформації про її зарахування до закладу освіти.

У разі зарахування або переведення дитини, яка здобула базову середню освіту, до закладу професійної (професійно-технічної), фахової передвищої освіти, а також її відрахування з такого закладу освіти інформація про місце здобуття нею повної загальної середньої освіти відображається у профілі дитини шляхом електронної інформаційної взаємодії автоматизованого комплексу менеджменту та Єдиної державної електронної бази з питань освіти.

11. У разі вибуття дитини шкільного віку (учня) на постійне проживання за межі України відповідальним працівником закладу освіти, з якого він вибуває, до профілю дитини вноситься відповідна інформація про вибуття на постійне проживання за межі України на підставі поданої в довільній (за вибором заявника) формі заяви одного з батьків дитини чи інших її законних представників.

У заяві обов’язково зазначаються реквізити паспорта громадянина України для виїзду за кордон, з яким перетинає державний кордон дитина шкільного віку, або її проїзного документа із записом про вибуття на постійне проживання за межі України чи відміткою про взяття на постійний консульський облік у дипломатичному представництві або консульській установі України за кордоном. До заяви додаються копії (скановані копії, фотокопії) відповідних підтвердних документів. У такому випадку у профіль дитини відмітка “не охоплена (не охоплений) навчанням” не вноситься.

12. У разі відсутності учнів на навчальних заняттях протягом десяти робочих днів підряд з невідомих або без поважних причин відповідальна особа закладу освіти змінює у відповідному профілі дитини інформацію шляхом внесення відмітки “не охоплена (не охоплений) навчанням”. Причини відсутності учня на навчальних заняттях підтверджуються відповідною медичною довідкою закладу охорони здоров’я або письмовим поясненням одного з батьків дитини чи інших її законних представників, поданим у довільній формі.

13. Відповідальні працівники органів управління у сфері освіти забезпечують у межах своєї компетенції ведення обліку, а саме:

вносять до автоматизованого комплексу менеджменту інформацію про територію обслуговування, закріплену за закладами освіти у порядку, визначеному законодавством, оновлюють відповідну інформацію протягом двох робочих днів з дати її надходження;

актуалізують в автоматизованому комплексі менеджменту інформацію про наявність вільних місць у закладах освіти;

отримують зведену інформацію про дітей, не охоплених навчанням, у розрізі закладів освіти своїх територіальних громад та за потреби ініціюють подання таких записів до уповноважених служб у справах дітей засобами автоматизованого комплексу менеджменту;

формують статистичний звіт про кількість дітей дошкільного та шкільного віку, вихованців та учнів, у тому числі дітей, не охоплених навчанням, за формою та у порядку, що затверджені МОН.

На підставі статистичних звітів про кількість дітей дошкільного та шкільного віку, вихованців та учнів, у тому числі дітей, не охоплених навчанням, автоматично формуються статистичні звіти за формою та у порядку, що затверджує МОН.

14. Інформація про відмітку в профілі дитини “не охоплена (не охоплений) навчанням” після опрацювання відповідальними працівниками органів управління у сфері освіти надсилається до відповідного територіального органу служби у справах дітей з використанням засобів автоматизованого комплексу менеджменту.

Відповідальні працівники служби у справах дітей забезпечують у межах своєї компетенції ведення обліку, а саме:

створюють в автоматизованому комплексі менеджменту пошукові запити щодо дітей, у тому числі не охоплених навчанням, та провадять діяльність відповідно до законодавства, пов’язану з їх залученням (поверненням) до навчання;

виявляють дітей дошкільного та шкільного віку, інформація про яких відсутня в автоматизованому комплексі менеджменту та/або Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, створюють профілі таких дітей та/або інформують про таких дітей орган опіки і піклування за місцем їх проживання або перебування для сприяння в оформленні їм свідоцтв про народження (у разі відсутності);

вносять зміни до профілю дитини в автоматизованому комплексі менеджменту, у разі наявності інформації про неї, що стала їм відома під час виконання службових (посадових) обов’язків;

інформують органи управління у сфері освіти щодо необхідності забезпечення здобуття освіти дітьми, не охопленими навчанням.

Заборонено залучати працівників закладів освіти до діяльності територіальних органів Національної поліції та служби у справах дітей, пов’язаної з розшуком та поверненням до навчання дітей, не охоплених навчанням.

15. Контроль за веденням обліку службами у справах дітей та органами управління у сфері освіти в частині реалізації повноважень, визначених цим Порядком, здійснюють відповідно Національна соціальна сервісна служба, її територіальні органи, Державна служба якості освіти, її територіальні органи, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські держадміністрації.

Контроль за веденням обліку закладом освіти здійснює його засновник або уповноважений ним орган управління у сфері освіти.

{Порядок в редакції Постанови КМ № 985 від 05.09.2023 - застосовується з 1 липня 2024 року}